"Met de Mentor Manager App uw cliënt gegevens altijd bij de hand"

De App

De Mentor Manager App voor android tablets en smartphones maakt het mogelijk de belangrijkste data mee te nemen tijdens een cliënt bezoek. U exporteert eenvoudig de cliëntgegevens vanuit de desktop applicatie en importeert ze in de App. Tijdens uw bezoek kunt u de gegevens bijwerken of bv een logboek verslag maken. De bijgewerkte gegevens worden vervolgens eenvoudig terug gestuurd naar uw desktop applicatie.

Data overdracht van de desktop applicatie naar App

Export


In de Mentor Manager desktop applicatie klikt u in het hoofdmenu op 'Export'. Het getoonde formulier verschijnt. U kunt er nu voor kiezen alle cliënten te exporteren of slechts 1 of enkelen. De export bevat altijd alle aan de geselecteerde cliënten gekoppelde gegevens (adressen, relaties enz). Om gebruik te maken van de data overdracht tussen desktop applicatie en App, heeft u een dropbox account nodig. De gegenereerde exportbestanden worden in uw dropbox map geplaatst van waaruit ze straks voor de App beschikbaar zijn.
Optioneel kunt u er ook nog voor kiezen alle gekoppelde documenten naar uw dropbox te kopiëren. Dit kan met name handig zijn wanneer uw collega mentor uw zaken waarneemt tijdens uw vakantie. De collega heeft dan enkel de (gratis) app en de log in gegevens van uw dropbox nodig om alle dossiers volledig te kunnen inzien.

Import


Zodra uw dropbox gesynchroniseerd heeft, kunt op in de App de menu optie 'Import' kiezen om de bestanden te importeren. U krijgt een informatief schermpje te zien met informatie over de te importeren bestanden. Klik op de roze import knop om te importeren. Tijdens de import in de App wordt altijd alle bestaande data in de App overschreven. Wanneer u naar een volgend tabblad gaat, in het huidige voorbeeld het tabblad 'Adres', dan ziet u daar de adressen van de cliënt die op het eerste tabblad was geselecteerd. Onderaan ziet u altijd de naam van de geselecteerde cliënt staan, in dit geval 'Hans van Doorn'. Er kunnen dus meerdere adressen onder een cliënt worden opgeslagen. Er is er echter altijd maar een het actieve adres, de rest is dus de historie van adressen waar de cliënt voorheen heeft gewoond.

Cliënt formulier - de tabbladen.

De opzet van de App is gelijk aan die van de desktop applicatie. Op het eerste tabblad ziet u de cliënt gegevens, op de volgende tabbladen de adressen, proffesionele relaties, persoonlijke relaties, logboek regels en ID bewijzen van de geselecteerde cliënt.

De cliënt


Het cliënten formulier is het formulier waarmee de Mentor Manager App opent. Ik gebruik deze afbeelding meteen om wat algemene dingen uit te leggen. Bovenin ziet u het hoofdmenu, daaronder een aantal tabbladen en daaronder de invoervelden van het geselecteerde tabblad, in dit geval de cliŽnt. Elk tabblad heeft onderaan een memo veld staan, dit is een tekstveld waarin u flinke lappen tekst kwijt kunt. In deze afbeelding van de cliënten is het memo veld niet zichtbaar, het formulier moet naar beneden gescrolled worden om het memo veld te tonen. Helemaal onderaan ziet u nog een navigatie middel waarmee u door de records (=cliënten) kunt bladeren. Anders dan in de desktop applicatie is het in de App noodzakelijk op de 'Opslaan' knop te drukken nadat u gegevens heeft ingevoerd.

Adressen van de cliënt


Hier ziet u de addressen van de cliënt die op het eerste tabblad is geselecteerd. Onderaan ziet u de naam van de geselecteerde cliënt.

Professionele relaties van de cliënt


Professionele relaties zijn in principe bedrijven, met contactpersonen die op enige wijze een zakelijke relatie met de cliënt hebben. Deze bedrijven, alsmede de contactpersonen, worden geselecteerd uit een keuzelijst. Na selectie worden enkele gegevens over de relatie (adres, telnr e-mail enz.) opgezocht en getoond. Deze gegevens komen natuurlijk ergens vandaan, ze zijn eerder ingevoerd in het formulier voor professionele relaties, dat geopend kan worden via een klik op 'Professionele relaties' en het hoofdmenu.

Persoonlijke relaties van de cliënt


Persoonlijke relaties zullen meestal familieleden zijn.

Logboek


Het logboek is een eenvoudig formulier waarop u registreert wat u voor een cliënt heeft gedaan en hoeveel tijd u eraan heeft besteed.

ID bewijzen


Hier kunt u de paspoort, rijbewijs gegevens e.d. registreren. Mentor manager houdt dan voor u in de gaten wanneer de ID bewijzen verlopen.

Het hoofdmenu

Professionele relaties

Professionele relaties - bedrijf


In dit formulier voert u de professionele relaties, met bijbehorende contactpersonen in. Deze relaties kunnen dan in het hiervoor beschreven tabblad 'Professionele relaties van de cliënt' worden geselecteerd. Professionele relaties kunnen meerdere van uw cliënten bedienen, door de gekozen opzet voert u de relatie slechts eenmaal in. Vervolgens kunt u de relatie aan meerdere cliënten koppelen.

Professionele relaties - contactpersoon


Het scherm voor de professionele relaties werkt vergelijkbaar met het cliënten formulier. Het eerste tabblad (in dit geval 'Bedrijf') is leidend, op het tweede tabblad 'contactpersonen' kunt u meerdere contactpersonen koppelen aan het bedrijf.


Import

Deze knop brengt u naar het import schermpje, om data te importeren vanaf de desktop applicatie.

Export

Deze knop brengt u naar het export schermpje, om data te exporteren en daarmee klaar te zetten voor import in de desktop applicatie.

MM info

Dit scherm bevat informatie over de app. De informatie is primair bedoeld voor de gebruiker die de app via google play heeft gedownload en verder niet bekend is met het totaalpakket Mentor Manager.

Data overdracht van de App naar de desktop applicatie

Export


Wanneer u terug komt van het cliënt bezoek, wilt u de bijgewerkte gegevens uit de Mentor Manager App weer synchroniseren met de desktop applicatie. Hiertoe maakt u eenvoudig met de welbekende 'druk op de knop' een export. De export wordt opgeslagen in uw dropbox, de dropbox wordt vervolgens vanzelf gesynchroniseerd met uw desktop PC.

Import


Nadat dropbox heeft gesynchroniseerd met de PC, kunt u met het import formulier de gegevens weer importeren. Mentor Manager zal dan eerst een controle doen op de data in de export. In de meeste gevallen zult u gewoon bestaande gegevens van een clënt hebben bijgewerkt en wellicht een logboek verslag hebben gemaakt, in zo'n geval zal de import zonder problemen verlopen.
Wanneer u bv de naam van de cliënt heeft gewijzigd of bv een cliënt heeft toegevoegd, dan zal Mentor Manager u vragen of u de bestaande cliënt gegevens wilt bijwerken of dat u een nieuwe cliënt wilt toevoegen. U maakt daarin uw keuze en Mentor Manager zorgt ervoor dat de gegevens correct worden gesynchroniseerd.